6 sammu tõhusa kavandamiseni

Pikaajaliste eesmärkide saavutamiseks vajate mitmeaastast kava, lühiajaliste eesmärkide jaoks - kvartaliplaani ja praeguste eesmärkide jaoks igakuist, iganädalast, igapäevast kava. Mis on planeerimisel tegelikult oluline? Siin on 6 kõige olulisemat sammu eduka planeerimise suunas.

Ajaplaneerimise spetsialistid soovitavad jooksvate asjade planeerimisel teha seda nädala perspektiivis, sest nädal annab meie tegevusele laiema konteksti. Ja mida arvestada ülesannete korraldamisel?

Tänu ajaplaanile avastate, et te ei pea kõike tegema! Siis tunnete rõõmu oma vaba aja nautimisest. Meie isiklik ja ametialane edu sõltub suuresti sellest, kuidas me oma aega korraldame. Me ise valime viisi, kuidas seda kulutame, kanname ka nende otsuste tagajärjed. Selleks, et aja jooksul end hästi juhtida, lähtugem Stephen R. Covey maksimumist: "Selle asemel, et keskenduda õigele tegevusele, peate suunama oma tähelepanu õigele tegevusele." Meie ajakasutuse otsuseid mõjutavad kaks kriteeriumi - kiireloomulisus ja tähtsus. Sageli omistame tähtsust liiga paljudele ülesannetele. Õige prioriteetide seadmine seisneb aga selles, et mõistame, mis on kõige rohkem meie väärtuste hierarhias, mitte ainult kiireloomulistele küsimustele reageerimiseks. Kuidas neid üksteisest eristada? Kiireloomulisus on kriteerium, mis on seotud ajaga, tähtsusega meie eesmärkide saavutamisel. Praktiline tööriist, mis näitab tegevuste ulatust ja aitab tuvastada, mis on tegelikult oluline, on ajaplaan. Efektiivse tegevuse ja planeerimise kõige olulisem tingimus on keskendumine II kvadrandile ja paljude tegevuste I ja III samaaegne kõrvaldamine ning IV kvadrandi eiramine.

Tähtis

Ajakava: I kvadrant

See hõlmab nii olulisi kui ka kiireloomulisi küsimusi. See on "kriisireguleerimine" - strateegilise tähtsusega meetmed ja kiireloomulised küsimused. Selles kvartalis töötame ja kasutame oma teadmisi, et reageerida paljudele olukordadele ja võtta vastu väljakutseid. Me ei saa neid asju unarusse jätta.

Ajakava: II kvadrant

See hõlmab olulisi, kuid mitte kiireloomulisi küsimusi. See on "kvaliteetne" kvartal, kus me ise hakkama saame: koostame pikaajalisi plaane, ennetame probleeme ja ennetame neid, arendame võimeid, taastume, veedame aega lähedastega. Mida rohkem veedame selles kvartalis aega, seda enam suureneb ka meie tegutsemisvõime. Selles olevate tegevuste unarusse jätmine laiendab I kvadrantit, mis lõpuks meid ära kulutab, põhjustab stressi ja läbipõlemist.

Ajakava: III kvadrant

Selles on kiireloomulisi asju, kuid mitte olulisi. See on veerand pettekujutelmast, sest kiireloomulise ümber käiv sumin võib tekitada olulisuse illusiooni. Selles kvadrandis sooritame toiminguid, mis on küll aktuaalsed, kuid kellegi teise jaoks olulised, täidame teiste inimeste ootusi, arvates, et oleme I kvadrandis.

Ajakava: IV kvadrant

Need ei ole kiireloomulised ja ebaolulised asjad. Minimeerides selles kvartalis veedetud aja, saame aega tõeliselt oluliste asjade jaoks.

1. Tõhus planeerimine: mõelge oma visioonile ja missioonile

Kui hakkate oma tegevusi planeerima, mõelge sellele, mis on teie elus kõige olulisem. Mõelge oma visioonile, mida te tahaksite teha, milliseid reegleid te järgite (kompass!). Nii kauge kui see ka ei tundu, on see äärmiselt oluline, sest teie veendumused mõjutavad teie jaoks seatud eesmärke, tehtud otsuseid ja ajaveetmist.

Oma missiooni kajastamine on oluline tingimus, et tegutseda vastavalt sellele, mis on oluline, sest sellel on tugev mõju ülejäänud II kvartalile määratud tegevuste elluviimisele. Kui teie elukrediit on isiklik areng, perega koos olemine, elu väärtuse või sotsiaalse tegevuse avastamine, siis aeg-ajalt selle juurde naastes panete kõige olulisemad asjad mällu. Missioon loob raamistiku, mille raames teete planeerimise järgmistes etappides otsuseid.

2. Tõhus planeerimine: määrake oma rollid

Rollid on kohustuste sümbolid, suhted inimestega, tegevused ühiskonna hüvanguks. Nende määratlemine loob selgelt loomuliku struktuuri, mis võimaldab meil säilitada tasakaalu. Rollid, mida mängite, põhinevad teie missioonil. Pange oma rollid kirja paberile (nt naine, ema, õpilane, mänedžer, direktor, spordiklubi liige). Uuringud näitavad, et rohkem kui seitsmes ilmumine on ebaefektiivne, seega proovige näiteks teatud funktsioone kombineerida.Elurollide väljaselgitamine aitab teil näha elu tervikuna - näete, et see pole mitte ainult töö või pere, vaid ka need kõik koos. Oma rolle kirjeldades märkate "olulisi, kuid mitte kiireloomulisi" asju (II kvadrant), mida tavaliselt eiratakse. Lisaks rollidele lisage nädalakavasse "teritussaag". See on energia, mida peaksime kulutama oma oskuste täiustamiseks neljas põhilises elus - füüsilises, sotsiaalses, intellektuaalses ja vaimses. Imendunud "saagimisest" (tulemuste saamine) unustame sae "teritada" (säilitada või arendada tulemuste saavutamise võimet tulevikus). Kui me näiteks ei mängi sporti (füüsiline sfäär), meil ei arene teadmisi (sotsiaalne sfäär), me ei järgi oma tööstuse viimaseid saavutusi (intellektuaalne sfäär) või me ei tea, mis on meie jaoks elus oluline (vaimne sfäär), võime „muutuda nüriks "Tasakaalu puudumise tõttu.

3. Tõhus planeerimine: valige iga rolli jaoks eesmärgid

Mõelge, mis on kõige olulisem, mida saate sel nädalal igas rollis teha, et positiivseid tulemusi saavutada. Mis on hädavajalik, näiteks naise, abikaasa, vanema, töötajana? Tegevuste otsimisel kasutage kompassi, mitte käekella ja keskenduge olulisele, mitte kiireloomulisele. See võib olla näiteks kohting abikaasaga, rohkem aega lapse jaoks, teabe kogumine kiirlugemiskursusel, meditatsioon. Pange endale iga rolli jaoks üks või kaks eesmärki.

4. Tõhus planeerimine: õppige otsustama

II kvartali eesmärkide muutmiseks tegevuskavaks peate õppima kogu nädala jooksul õigeid otsuseid langetama. I ja III kvartalis püüame sageli leida aega "oluliste" tegevuste jaoks, mis on juba tegevust täis. Viskame end ühest juhtumist teise, usaldame selle kellelegi teisele, lükkame edasi, lootes leida aega kõige olulisemate jaoks. Kuid - nagu kirjutab Stephen R. Covey - " mõte pole mitte plaanide, vaid prioriteetide planeerimisel." Kujutage ette laia purki, kuhu panete suured kivid. Ehkki purk on kividega täidetud, pole see siiski täis, võib piludesse puista kruusa. Kuid tõsi on see, et purk pole ikka veel täis - võite lisada liiva ja lõpuks vett. Meie sihtmärgid II kvartalis on "suured kivid". Kui tegeleme kõigepealt muude küsimustega - vee, liiva ja kruusaga ning tahame siis suured kivid plaani mahutada, on meie katsed asjatud. Kuid kui me teame, millised asjad on suured kivid ja paneme need enne kõiki teisi paika, näeme, kui palju suudame ära teha ja kui palju on tühjades kohtades vett, liiva ja kruusa. Saavutame selle, mida peame oluliseks, ja samal ajal “kohandame” ka muid tegevusi vastavalt sellele.

5. Tõhus planeerimine: korraldage iga päev

Teie igapäevased ülesanded on kõigepealt teha kõige olulisemad asjad, hoolimata päeva ootamatutest oludest ja väljakutsetest. Mõnikord õnnestub teil plaan ellu viia, teinekord peate seda muutma, kuid otsuste tegemisel tuginege oma sisemise kompassi märkidele. Kõige tähtsamate asjade asetamiseks hommikul:

Kujutage ette päeva kursust - vaadake üle nädala ajakava, leidke ennast, vaadake seda päeva 7 päeva kontekstis. See aitab teil ootamatutele olukordadele asjakohaselt reageerida.

MÄÄRATA PRIORITEEDID - märkige oma tegevused I ja II kvartali sümbolitega - tänu sellele olete kindel, et III kvartali asjad ei sobi teie ajakavaga. Kui on vaja täiendavaid prioriteete seada, märkige I ja II kvartali tegevused üksikasjalikumalt (nt ringiga).

MÄÄRATA ÜLESANDE AEG ja AEG - eraldage need, mis on rangelt ajastatud, nendest, mida saab teha mis tahes kellaajal. Pange kirja ka konkreetsete tegevuste ajapiirangud.

6. Tõhus planeerimine: hinnake oma efektiivsust

Nädala lõpus mõelge, millised eesmärgid te saavutasite, millised väljakutsed seisid silmitsi, milliseid otsuseid langetada ja kas valiku tegemisel olid esikohal kõige olulisemad asjad. Iganädalane kokkuvõte aitab teil vältida samade vigade kordamist, see võimaldab teil järgmistel nädalatel tõhusam olla.